Privacy statement

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens HemdVoorHem.nl verwerkt, waarom wij dat doen, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Inhoudsopgave

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
2. Op wie en waarop is deze privacyverklaring van toepassing?
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
4. Waarvoor en op welke grondslag gebruiken wij persoonsgegevens?
5. Webshop, hosting en technische dienstverlening
6. Betalingen en Billink
7. Magazijnsoftware, bezorging en retouren
8. E-mail, chat, nieuwsbrief, reviews en sociale media
9. Cookies, vergelijkbare technieken en online advertenties
10. Bewaartermijnen
11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
12. AI-pasfunctie
13. Beveiliging
14. Jouw privacyrechten
15. Kinderen
16. Wijzigingen

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Hemdvoorhem.nl B.V., handelend onder de naam HemdVoorHem.nl, is in de meeste gevallen de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Voor bepaalde diensten kan een andere partij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor Billink wanneer je kiest voor achteraf betalen. Zo’n partij bepaalt voor haar eigen dienstverlening mede zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. In dat geval geldt naast deze privacyverklaring ook de privacyverklaring van die partij.

2. Op wie en waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt wanneer je onze website bezoekt, een account gebruikt, een bestelling plaatst, contact met ons opneemt, je inschrijft voor marketing, een review achterlaat, een retour of klacht indient, of de vrijwillige AI-pasfunctie gebruikt.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor duidelijke doeleinden en op een geldige grondslag. Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, jouw toestemming of ons gerechtvaardigde belang.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop je onze webshop en diensten gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• accountgegevens, zoals inloggegevens, opgeslagen adressen, voorkeuren en bestelgeschiedenis;
• bestel- en transactiegegevens, zoals bestelde artikelen, bedragen, kortingen, retouren, terugbetalingen en betaalstatus;
• betaalgegevens, voor zover deze voor ons zichtbaar of noodzakelijk zijn; volledige betaalkaartgegevens worden in beginsel door de betaalprovider verwerkt;
• bezorg- en logistieke gegevens, zoals afleveradres, gekozen bezorgmethode, zendingstatus, track-and-trace en retourgegevens;
• contact- en servicegegevens, zoals e-mails, chatberichten, telefoonaantekeningen, klachten en garantievragen;
• marketinggegevens, zoals nieuwsbriefinschrijving, toestemming, voorkeuren, geopende e-mails en aangeklikte links;
• review- en onderzoeksgegevens, zoals een beoordeling, reactie of deelname aan een klanttevredenheidsonderzoek;
• website- en apparaatgegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s, sessiegegevens en cookievoorkeuren;
• gegevens voor fraude-, beveiligings- en misbruikpreventie;
• gegevens die je vrijwillig verstrekt voor styling- of maatadvies;
• gegevens die worden verwerkt wanneer je de AI-pasfunctie gebruikt, zoals uitgewerkt in artikel 12.

4. Waarvoor en op welke grondslag gebruiken wij persoonsgegevens?

4.1 Bestellingen en uitvoering van de koopovereenkomst

Wij verwerken jouw gegevens om producten te verkopen, betalingen te verwerken, bestellingen te verzamelen en te verzenden, je over de levering te informeren, retouren en terugbetalingen af te handelen en garantie of klachten te behandelen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst of het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan de overeenkomst.

4.2 Klantaccount

Wanneer je een account aanmaakt, verwerken wij jouw gegevens om het account te beheren, inloggen mogelijk te maken en bestellingen en adressen te tonen. De grondslag is de uitvoering van de accountdienst. Je kunt ons verzoeken het account te verwijderen, voor zover wij bepaalde gegevens niet langer op grond van een wettelijke verplichting hoeven te bewaren.

4.3 Klantenservice, retouren, klachten en garantie

Wij gebruiken jouw gegevens om vragen te beantwoorden, retouren te herkennen, klachten te onderzoeken en wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij goede klantenservice en dossieropbouw.

4.4 Betaling en fraudepreventie

Wij verwerken gegevens om betalingen te laten uitvoeren, betaalstatussen te ontvangen, fraude en misbruik te voorkomen en betalingsgeschillen af te handelen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigde belang bij veilige betalingen en het voorkomen van fraude.

4.5 Nieuwsbrief en andere marketing

Wij versturen commerciële e-mail wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer wij je als bestaande klant mogen informeren over eigen, soortgelijke producten. Je kunt je altijd afmelden via de uitschrijflink of door contact met ons op te nemen. Voor gepersonaliseerde marketing, advertentiecookies en vergelijkbare tracking vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

4.6 Reviews en klanttevredenheid

Wij kunnen je na een aankoop uitnodigen om een beoordeling te geven of aan een klanttevredenheidsonderzoek deel te nemen. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening te beoordelen en te verbeteren, of op basis van toestemming wanneer die nodig is.

4.7 Beveiliging, analyse en verbetering

Wij verwerken technische gegevens om de website te beveiligen, storingen te onderzoeken, misbruik te voorkomen, prestaties te meten en onze webshop te verbeteren. Voor strikt noodzakelijke technieken baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang. Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken vragen wij vooraf toestemming.

5. Webshop, hosting en technische dienstverlening

Onze webshop draait op Shopware 6. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn voor accounts, bestellingen, winkelmandjes, betalingen, klantenservice en de technische werking van de webshop. Voor ontwikkeling, hosting, onderhoud, beveiliging en ondersteuning kunnen wij gespecialiseerde IT-dienstverleners inschakelen, waaronder onze technische partner H1.

Technische dienstverleners krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit nodig is voor hun werkzaamheden. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Shopware biedt hiervoor documentatie en een gegevensverwerkingsovereenkomst aan.

6. Betalingen en Billink

Voor de verwerking van online betalingen gebruiken wij MultiSafepay en de betaalmethoden die via dit platform beschikbaar zijn. De betaalprovider ontvangt de gegevens die nodig zijn om de gekozen betaling uit te voeren, zoals naam, contactgegevens, bestelbedrag, betaalstatus en technische transactiegegevens.

Kies je voor achteraf betalen met Billink, dan delen wij de noodzakelijke identificatie-, contact-, bestel- en transactiegegevens met Billink B.V. Billink beoordeelt de aanvraag, faciliteert de betaling en kan gegevens gebruiken voor adres- en identiteitscontrole, risicoanalyse, fraudepreventie, facturatie en incasso. Billink treedt voor deze verwerking op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Op de verwerking door Billink is ook het privacy statement van Billink van toepassing.

Billink kan een aanvraag voor achteraf betalen geautomatiseerd beoordelen. Je kunt voor vragen over die beoordeling en jouw rechten rechtstreeks contact opnemen met Billink.

7. Magazijnsoftware, bezorging en retouren

Wij beheren en exploiteren ons magazijn zelf. Voor magazijnbeheer, voorraadregistratie, orderpicking, verzendvoorbereiding en retourregistratie gebruiken wij software van Monta. Monta beheert onze voorraad niet en voert geen magazijnwerkzaamheden, verpakking, verzending of retourafhandeling voor ons uit.

Binnen de Monta-software kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn om bestellingen en retouren in ons eigen magazijn af te handelen, zoals jouw naam, afleveradres, contactgegevens, bestelgegevens, verzendinstructies, pakketgegevens en retourinformatie. Monta levert en ondersteunt de software en kan voor technisch beheer, beveiliging en ondersteuning toegang hebben tot deze gegevens, voor zover dat noodzakelijk is.

Voor de bezorging delen wij de noodzakelijke gegevens met DHL, zoals naam, afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer voor zover nodig, pakketgegevens en verzendvoorkeuren. DHL gebruikt deze gegevens voor vervoer, bezorgcommunicatie, track-and-trace, afhaalpunten en retourzendingen. DHL kan voor onderdelen van haar vervoersdienst zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Wij gebruiken PostNL niet als reguliere vervoerder. Wanneer je zelf een andere vervoerder kiest voor een retourzending, is die vervoerder verantwoordelijk voor de gegevens die je rechtstreeks aan haar verstrekt.

8. E-mail, chat, nieuwsbrief, reviews en sociale media

Voor regulier zakelijk e-mailverkeer en technische e-mail maken wij gebruik van onze hosting- en IT-dienstverleners. Voor nieuwsbrieven gebruiken wij Mailchimp. Mailchimp kan naam, e-mailadres, toestemming, verzendgegevens, openingen en aangeklikte links verwerken.

Onze chatfunctie wordt geleverd via WeShouldAsk. Wanneer je de chat gebruikt, kunnen de inhoud van het gesprek, door jou verstrekte contact- en bestelgegevens en technische gegevens zoals datum, tijd, sessiegegevens, browser- en apparaatgegevens worden verwerkt om jouw vraag te beantwoorden, de chat technisch te laten functioneren, misbruik te voorkomen en de klantenservice te verbeteren. Deel via de chat alleen gegevens die nodig zijn voor jouw vraag en stuur geen betaalkaartgegevens, wachtwoorden, identiteitsbewijzen of andere gevoelige documenten mee. WeShouldAsk verwerkt deze gegevens voor zover van toepassing namens ons en kan voor de technische levering van de chat eigen dienstverleners inschakelen.

Voor beoordelingen gebruiken wij Trustpilot en WebwinkelKeur. Wanneer wij je uitnodigen voor een review, delen wij alleen de gegevens die nodig zijn om de uitnodiging te versturen en de beoordeling aan een aankoop te koppelen. Wanneer je zelf een review publiceert, bepaalt het reviewplatform welke gegevens openbaar zichtbaar zijn.

Wanneer je via sociale media met ons communiceert of onze pagina’s bezoekt, verwerken het betreffende platform en wij gegevens volgens ieders eigen rol en privacyverklaring.

9. Cookies, vergelijkbare technieken en online advertenties

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor onder meer winkelmandje, inloggen, beveiliging, taal- en cookievoorkeuren. Voor analytische, personalisatie- en advertentietechnieken vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.

Wij gebruiken Google Tag Manager om tags technisch te beheren. Welke analyse- en advertentiediensten daadwerkelijk worden geladen, hangt af van onze actuele cookie-instellingen en jouw keuze in de cookiebanner. Meer informatie over de gebruikte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen staat in onze cookieverklaring en in de instellingen van de cookiebanner.

Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij hanteren wij in beginsel de volgende termijnen:

• bestel-, factuur- en betaaladministratie: ten minste gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn, doorgaans 7 jaar;
• klantaccount: zolang het account actief is en daarna voor zover nodig voor wettelijke verplichtingen of de afhandeling van geschillen;
• klantenservice, klachten en garantie: zolang nodig voor de behandeling en doorgaans maximaal 2 jaar na afronding, tenzij het dossier bij een bestelling of juridisch geschil hoort;
• nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of jouw toestemming intrekt, met behoud van een beperkte registratie om een afmelding te respecteren;
• cookie- en analysegegevens: volgens de termijnen die in de cookieverklaring of cookiebanner worden vermeld;
• beveiligings- en fraudelogboeken: zo kort mogelijk en alleen zolang nodig voor beveiliging, onderzoek en het voorkomen van misbruik;
• AI-pasfunctie: volgens de specifieke termijnen in artikel 12.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze, tenzij een wettelijke verplichting of een lopend geschil verdere bewaring vereist.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij baseren een dergelijke doorgifte niet op een algemene toestemming voor alle dienstverlening.

Wanneer doorgifte plaatsvindt, gebruiken wij waar nodig een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, deelname aan het EU-US Data Privacy Framework, door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende technische of organisatorische maatregelen.

12. AI-pasfunctie

12.1 Wat is de AI-pasfunctie?

Op onze website bieden wij een vrijwillige AI-pasfunctie aan. Met deze functie kun je een foto van jezelf uploaden om een persoonlijke afbeelding te laten maken waarop een gekozen kledingstuk bij jou wordt weergegeven, een algemene analyse van jouw lichaamsbouw te laten uitvoeren en een indicatief pasvormadvies te ontvangen. Je kunt onze webshop ook gebruiken zonder een foto te uploaden.

12.2 Welke gegevens verwerken wij?

Bij het gebruik van de AI-pasfunctie kunnen wij de foto die je zelf uploadt, zichtbare kenmerken van uiterlijk, kleding en lichaamsbouw, productgegevens, het gegenereerde resultaat, het pasvormadvies, een technisch sessienummer, producttitel en productpagina, gebruikte pasvormwaarden en uitkomst, de naam van het gebruikte AI-model en een versleutelde hash van het IP-adres verwerken. Een herkenbare foto is een persoonsgegeven. Het oorspronkelijke IP-adres wordt niet in de statistieken opgenomen.

12.3 Doeleinden en grondslagen

Wij gebruiken de foto uitsluitend om de door jou aangevraagde visualisatie, globale lichaamsbouwanalyse en het indicatieve pasvormadvies te maken en om technische fouten en misbruik te voorkomen of onderzoeken. De grondslag voor de aangevraagde functie is de uitvoering van een door jou gevraagde digitale dienst. Voor beveiliging, foutonderzoek, misbruikpreventie en beperkte technische statistieken baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang.

Wij gebruiken de foto niet voor gezichtsherkenning, identiteitscontrole, vergelijking met databanken, persoonlijke reclame, het aanmaken van een gezichtsprofiel, het vaststellen van gevoelige kenmerken of het trainen van een eigen AI-model van HemdVoorHem.nl. Wij verkopen de foto niet.

12.4 Verwerking en gebruikte AI

De foto wordt via een beveiligde verbinding naar onze serveromgeving gestuurd en via beveiligde AI-infrastructuur doorgestuurd naar een geselecteerd Google Gemini-model. Het resultaat wordt teruggestuurd en in jouw browser weergegeven. HemdVoorHem.nl schrijft de oorspronkelijke foto en de gegenereerde afbeelding niet weg naar een database of bestandsopslag. Binnen onze applicatie wordt de foto alleen tijdelijk tijdens de actieve aanvraag in het werkgeheugen verwerkt.

Voor de pasafbeelding en de analyse gebruiken wij momenteel beeld-, taal- en beeldmodellen van Google Gemini. De exacte modelversie kan wijzigen voor beschikbaarheid, kwaliteit, beveiliging of technische ondersteuning, zonder dat het doel van de verwerking verandert.

12.5 Externe partijen, opslag en training

Voor de AI-pasfunctie kunnen hosting-, cloud-, netwerk-, beveiligings-, AI-routerings- en infrastructuurdienstverleners en Google als aanbieder van Gemini de foto technisch verwerken. Externe partijen kunnen gegevens tijdelijk verwerken of bewaren voor beveiliging, misbruikpreventie, technische werking of wettelijke verplichtingen. Wij kunnen daarom niet beloven dat iedere externe partij alle gegevens onmiddellijk verwijdert.

HemdVoorHem.nl gebruikt de foto niet voor training van een eigen AI-model. Google verklaart voor betaalde Gemini API-diensten dat prompts, bestanden en antwoorden niet worden gebruikt om algemene Google-producten of AI-modellen te verbeteren. Voor andere betrokken infrastructuurpartijen zijn opslag en training afhankelijk van de gekozen instellingen en contractuele afspraken. Wij streven ernaar alleen instellingen te gebruiken waarbij foto’s niet voor algemene AI-training worden gebruikt.

12.6 Technische gegevens en bewaring

Wij bewaren de oorspronkelijke foto en de gegenereerde pasafbeelding niet in onze database of bestandsopslag. Het uitgangspunt is dat wij ook beperkte technische gegevens van een AI-pasaanvraag niet structureel als persoonlijk dossier bewaren. Voor zover gegevens zoals een sessienummer, gekozen product, productpagina, pasvormwaarden, bouwlabel, uitkomst, modelnaam of een hash van het IP-adres tijdelijk in technische logbestanden of beveiligingssystemen terechtkomen, gebruiken wij deze alleen voor de werking van de functie, foutonderzoek, misbruikpreventie en beveiliging. Wij bewaren zulke gegevens niet langer dan technisch of juridisch noodzakelijk. Wij noemen geen vaste bewaartermijn zolang deze niet technisch is vastgesteld en gecontroleerd.

12.7 Welke foto mag je uploaden?

Upload uitsluitend een foto van jezelf waarop je volledig gekleed bent. Upload geen foto van iemand anders of van een kind, geen foto waarop andere personen herkenbaar zijn, geen naakt- of ondergoedfoto, geen seksueel getinte inhoud en geen foto met medische, financiële, identificerende of andere vertrouwelijke informatie. Upload alleen materiaal waarvoor je over de benodigde rechten beschikt.

12.8 Betrouwbaarheid en geautomatiseerde besluitvorming

De AI-pasafbeelding en het advies zijn indicatief. Kunstmatige intelligentie kan fouten, vervormingen en onnauwkeurigheden produceren. Het resultaat is geen garantie voor maat, pasvorm, kleur, materiaalweergave, lengte, verhoudingen of uiteindelijke uitstraling. Controleer altijd de productomschrijving, maattabel, pasvorminformatie, productfoto’s en materiaalinformatie.

De AI-pasfunctie neemt geen besluiten die juridische gevolgen hebben of jou op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. De foto heeft geen invloed op prijzen, beschikbaarheid, betaalmethoden, persoonlijke aanbiedingen, toegang tot de webshop of de mogelijkheid een bestelling te plaatsen.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en misbruik. Deze maatregelen omvatten waar passend versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, logging, back-ups, beveiligingsupdates, geheimhouding en afspraken met dienstverleners.

Geen enkele online verwerking kan volledig zonder risico worden aangeboden. Bij een beveiligingsincident handelen wij volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

14. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover van toepassing, het recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Je kunt toestemming op ieder moment intrekken. Je hebt ook het recht niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, voor zover de wet dat recht geeft.

Stuur een verzoek naar info@hemdvoorhem.nl en vermeld voldoende informatie om het verzoek te kunnen beoordelen. Wij kunnen aanvullende gegevens vragen om jouw identiteit te controleren, maar vragen je geen volledige kopie van een identiteitsbewijs per gewone e-mail te sturen. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

Ben je niet tevreden over onze behandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Kinderen

Onze webshop en AI-pasfunctie zijn niet bedoeld om bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen zonder geldige toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Een foto van of met een kind mag niet in de AI-pasfunctie worden geüpload. Neem contact met ons op wanneer je denkt dat wij ten onrechte gegevens van een kind verwerken.

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte technologie, dienstverleners of wetgeving wijzigen. De meest recente versie staat op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

Versiedatum: 5 augustus 2026.

Klik hier om onze privacy statement als PDF bestand te openen.